Notranja pravila za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki
Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) in predpisi, izdani na njegovi podlagi (UVDAG, pravilnik o enotnih tehnoloških zahtevah (ETZ)), določajo zahteve, ki jih morajo izpolniti osebe, ki bodo zajemale, upravljale in hranile dokumentarno in arhivsko gradivo v digitalni obliki, ter programska in strojna oprema, ki jo bodo pri tem uporabljale.
ZVDAGA v 17. členu določa faze priprave oziroma organizacije in zajema gradiva v digitalni obliki, ki jim mora slediti javnopravna oseba, ki bo zajemala ali hranila gradivo v digitalni obliki, ponudnik storitve zajema in hrambe oziroma spremljevalnih storitev in oseba, ki želi uveljavljati veljavnost in dokazno vrednost svojega gradiva v skladu z določbami 31. člena ZVDAGA.
ZVDAGA v 18. členu določa, da morata javnopravna oseba, ki bo zajemala ali hranila gradivo v digitalni obliki, in ponudnik storitve zajema in hrambe oziroma spremljevalnih storitev, sprejeti notranja pravila, skladna z ZVDAGA, na njegovi podlagi izdanimi predpisi in pravili stroke (dokumentarne, arhivske, informacijske, varnostne ipd.). Druge osebe sprejmejo notranja pravila po lastni presoji, oziroma če to zahteva drug zakon.
Javnopravna oseba, ki bo zajemala in hranila gradivo v digitalni obliki, razen organov državne uprave, in ponudnik storitev zajema in hrambe dokumentarnega gradiva v digitalni obliki ter ponudnik spremljevalnih storitev glede zajema ali hrambe gradiva v digitalni obliki, ki izvaja storitve za javnopravne osebe, obvezno pošljejo svoja notranja pravila v potrditev državnemu arhivu. Državni arhiv preveri skladnost notranjih pravil z zahtevami tega zakona, na njegovi podlagi izdanimi podzakonskimi predpisi ter pravili stroke, in odloči o potrditvi predloženih notranjih pravil. Druge osebe lahko predložijo svoja notranja pravila v potrditev državnemu arhivu, vendar same nosijo stroške potrditve.
Podjetje Ainigma vam lahko svetuje in pomaga pri izvedbi predpisanih faz priprave oziroma organiziranja zajema in hrambe dokumentarnega gradiva v digitalni obliki, vključno s pripravo notranjih pravil, v okviru katerih:
-
natančno opredelite svoje poslanstvo, notranjo organizacijo, poslovne in pravne zahteve ter bistvene vplive oziroma področja tveganj za hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva;
-
izdelate študijo upravičenosti ali izvršljivosti elektronske hrambe, ki bo temeljila na analizi poslovnih aktivnosti (popis posameznih poslovnih aktivnosti ter potrebnih virov dokumentarnega gradiva);
-
določite zahteve glede ustvarjanja in hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva za potrebe dokumentiranja vašega poslovanja v skladu z veljavnimi predpisi in poslovnimi potrebami;
-
presodite skladnost obstoječih informacijskih sistemov za hrambo ali upravljanje in drugih informacijskih sistemov z ugotovljenimi potrebami in zahtevami za hrambo;
-
izdelate načrt hrambe in izbere način hrambe dokumentarnega gradiva ter
-
izdelate in sprejmete notranja pravila v obliki, ki jo za potrditev notranjih pravil zahteva Arhiv Republike Slovenije.
Podjetje Ainigma vam lahko pomaga tudi pri izvedbi postopkov potrditve notranjih pravil pri Arhivu Republike Slovenije ter pri izvajanju predpisanega spremljanja potrjenih notranjih pravil.